Mit zusätzlichen Leistungsanreizen, neudeutsch auch Incentives genannt, belohnen Unternehmen und Firmenchefs Ihre Topmitarbeiter. Nachfolgend nennen wir Ihnen einige Beispiele und sagen Ihnen, worauf Sie achten müssen.
Die neue Pauschalierungsmöglichkeit des § 37b EStG
Um einzelne Mitarbeiter zu belohnen und besondere Leistungen zu honorieren lassen sich Geld- oder Sachprämien, Veranstaltungen oder Reisen gewähren. Bisher mussten die Empfänger diese sog. Incentives (auf Deutsch: Anreize) versteuern. Die erhoffte Motivationsförderung wurde so in vielen Fällen wieder zunichte gemacht. Eine neue gesetzliche Pauschalierungsmöglichkeit gem. § 37b Einkommensteuergesetz (EStG) hilft, die Besteuerung beim Empfänger in den meisten Fällen zu vermeiden. Die Sozialversicherungspflicht bleibt allerdings bestehen. Trotzdem ergibt sich in den meisten Fällen ein deutlicher Vorteil für den Arbeitnehmer, es verbleibt mehr netto, bei gleichen Kosten für den Arbeitgeber.
Aufmerksamkeiten überreichen
Unter Aufmerksamkeiten versteht der Gesetzgeber kleine Präsente vom Arbeitgeber, die einem rein betrieblichen Interesse zuzuordnen sind. Das können ein Blumenstrauß und Pralinen sein, aber auch ein Buch, eine gute Flasche Wein oder eine Musik-CD. Übersteigt der Wert einer Sachzuwendung nicht 40 Euro (inklusive Mehrwertsteuer) und erfolgt die Übergabe anlässlich eines besonderen persönlichen Ereignisses (Geburtstag, Hochzeit, Jubiläum usw.), ist das Präsent steuerfrei. Übrigens: Es ist durchaus möglich, dass Sie einem Mitarbeiter anlässlich einer besonderen Situation mehrmals im Jahr eine Aufmerksamkeit zukommen lassen.
Überlassen Sie Ihrem Mitarbeiter einen PC zur privaten Nutzung
Ebenfalls steuer- und sozialversicherungsfrei ist, dem Mitarbeiter einen Computer auch für den privaten Gebrauch zu Hause zu überlassen. Bitte beachten: Der Personal Computer muss im Besitz des Unternehmens bleiben; er wird dem Arbeitnehmer vom Betrieb nur leihweise zur Verfügung gestellt. Selbst die Kosten für die private Internetnutzung lassen sich dem Mitarbeiter steuerfrei ersetzen.
Übernehmen Sie Fahrtkosten
Seit der Neuregelung der Entfernungspauschale ab 1. Januar 2007 kann der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern nur noch einen Fahrtkostenersatz für die Strecke zwischen Wohnung und Arbeitsplatz ab dem 21.Kilometer sozialversicherungsfrei zur Pauschalbesteuerung mit 15 Prozent gewähren. Aber: Betrieblich veranlasste Reisen sind weiterhin nach Reisekostengrundsätzen steuer- und sozialversicherungsfrei.
Zuschuss für Kindergarten
Bar- oder Sachleistungen des Arbeitgebers, um nicht schulpflichtige Kinder von Mitarbeitern in Kindergärten oder vergleichbaren Einrichtungen unterzubringen, sind nicht lohnsteuer- oder sozialversicherungspflichtig. Achtung: Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, den Originalbeleg über die entstandenen Kosten von Ihren Mitarbeitern zum Lohnkonto zu nehmen.
Überreichen Sie Warengutscheine
Interessant ist auch, Warengutscheine an verdiente Mitarbeiter auszugeben etwa für Benzin (bei Drittunternehmen) oder für Produkte aus dem eigenen Betrieb. Für die Einlösung von Gutscheinen im eigenen Unternehmen gilt üblicherweise ein Rabattfreibetrag von 1.080 Euro pro Jahr. Warengutscheine, die Mitarbeiter bei einem Dritten einlösen können (Tankstelle), sind bis zu einem Wert von 44 Euro im Monat abgabenfrei. Vermerken Sie auf einem Gutschein, der bei einem Dritten einzulösen ist, genau die Ware nach Art und Menge, aber keinen Geld- oder Höchstbetrag.
Achtung: Die Finanzverwaltung erkennt nicht an, wenn der Arbeitnehmer Ihnen lediglich eine Quittung der Tankstelle übergibt und Sie ihm das Geld erstatten.
Finanzieren Sie die Fortbildung der Mitarbeiter
Trainings- und Entwicklungsmaßnahmen (beispielsweise ein Rhetorik- oder Projektmanagementkurs) können interessierten Mitarbeitern steuer- und sozialversicherungsfrei angeboten werden. Voraussetzung ist, dass diese Maßnahmen im überwiegenden betrieblichen Interesse des Arbeitgebers stehen. In einem derartigen Fall profitiert unter dem Gesichtspunkt des lebenslangen Lernens sowohl der Mitarbeiter als auch das Unternehmen von der Qualifikationsmaßnahme.
Den Steuerberater einbeziehen
In jedem Fall sollten Sie bei solchen Gestaltungen Ihren Steuerberater um Rat und Hilfe fragen, da im Detail Gefahren und Fußangeln bestehen, die man vermeiden kann und sollte. Ausserdem muss man immer im Auge behalten, welche Abwicklungskosten bei der Umsetzung solcher Gestaltungen entstehen.
Harald Kern, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater, Aschaffenburg, www.kern-hess.de