Einzelheiten zur Offenlegungspflicht von Jahresabschlüssen
Für Kapitalgesellschaften und GmbH & Co KGs haben sich die Vorschriften für die Offenlegung des Jahresabschlüsse geändert.
Die bisher gängige Praxis, Jahresabschlüsse – oftmals erst nach Aufforderung – beim Handelsregister einzureichen, ist seit Jahresbeginn 2007 nicht mehr möglich. Nach der Einführung des Gesetzes über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) sind Jahresabschlüsse und die Unterlagen der Rechnungslegung grundsätzlich in elektronischer Form beim Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers (www.ebundesanzeiger.de) einzureichen und dort vollständig bekannt zu machen. Erstmals betrifft dies Jahresabschlüsse für Geschäftsjahre, die nach dem 31.12.2005 beginnen.
Die Offenlegung erfolgt über eine Anmeldung auf der Internet – Seite des elektronischen Bundesanzeigers, wo sich die Daten hoch laden lassen. Voraussetzung hierfür ist dabei, dass die Daten in den Formaten Microsoft Word, RTF, Excel oder XML vorliegen. Künftig will die zuständige Bundesanzeigerverlagsgesellschaft GmbH hier sogar eine Software zur Erstellung des XML – Formats anbieten.
Um den Unternehmen den Übergang zur elektronischen Offenlegung zu erleichtern, besteht – neben der elektronischen Form – bis zum 31.12.2009 weiterhin die Möglichkeit, die Unterlagen in Papierform einzureichen. Aus Kostengründen ist ein schneller Übergang auf die elektronische Form, insbesondere das XML – Format, anzuraten.
Denn gleichzeitig mit der Änderung zum Jahreswechsel hat der Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers, wegen der Aufwandsersparnis durch die elektronische Veröffentlichung, die Veröffentlichungsentgelte gesenkt.
Anstatt nach Millimetern erfolgt seitdem die Berechnung grundsätzlich nach der Anzahl der sichtbaren Zeichen.
Bei Anlieferung in XML – Format fällt grundsätzlich ein Pauschalpreis von 50 für kleine Unternehmen und 70 für mittelgroße Unternehmen an.
Bei Anlieferung in anderen möglichen Formaten wird in der Regel nach Zeichen abgerechnet. Hier kommen schnell Kosten 150,– bis 200,– zusammen, je nach Umfang der Unterlagen.
Wer muss offenlegen ?
Offenlegungspflichtig sind grundsätzlich nach wie vor
- sämtliche Kapitalgesellschaften, also zB. GmbH und AG
- die eingetragenen Genossenschaften,
- Personengesellschaften ohne eine natürliche Person als Vollhafter (vor allem GmbH & Co KGs) sowie
- die nach dem Publizitätsgesetz zur Offenlegung verpflichteten Unternehmen.
Was muss offengelegt werden ?
Die Erleichterungen hinsichtlich des Umfangs der offenzulegenden Unterlagen für kleine und mittelgroße Gesellschaften im Sinne des HGB gelten weiterhin.
Kleine Gesellschaften brauchen nur eine verkürzte Bilanz und den Anhang ohne Angaben zur GuV zu veröffentlichen.
Mittelgroße Gesellschaften müssen den gesamten Jahresabschluss offen legen. Er umfasst die Bilanz, die Gewinn – und Verlustrechnung, den Anhang und den Lagebericht.
Die Bilanz kann hier ebenfalls in gewissem Umfang verkürzt werden. Gleiches gilt für die Gewinn – und Verlustrechnung.
Bis wann muss offengelegt werden ?
Grundsätzlich beträgt die Frist für die Offenlegung 12 Monate nach Schluss des Geschäftsjahres. Bisher haben die Registergerichte Verstöße gegen die Offenlegungspflicht nur auf Antrag verfolgt. Nunmehr will aber das Bundesamt für Justiz (BfJ) Verstöße von Amts wegen verfolgen. Der Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers prüft dabei, ob die einzureichenden Unterlagen fristgemäß und vollzählig vorliegen. Hierzu stehen ihm die von den Gerichten an das Unternehmensregister übermittelten Daten zur Verfügung.
Folgen einer fehlenden Offenlegung
Ergibt die Prüfung, dass die offenzulegenden Unterlagen nicht oder nicht vollständig vorliegen, wird das BfJ unterrichtet. Gegen die Mitglieder des vertretungsberechtigten Organs einer Kapitalgesellschaft oder gegen die Gesellschaft selbst führt das BfJ – wegen pflichtwidrigen Unterlassens der rechtzeitigen Offenlegung – ein Ordnungsgeldverfahren durch. Dabei reichen die Ordnungsgelder von 2500 bis zu 25.000 .
Im Verfahren selbst setzt das BfJ den Betroffenen, unter Androhung eines Ordnungsgeldes, eine sechswöchige Frist, um ihrer gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen. Sie können aber auch die Unterlassung mittels Einspruch gegen die Verfügung rechtfertigen.
Kommen die Betroffenen ihrer Verpflichtung innerhalb der Frist nach, müssen Sie nur die Kosten des Verfahrens in Höhe von 50 tragen. Wenn die Betroffenen ihrer Verpflichtung nicht fristgemäß nachkommen und auch keinen Einspruch einlegen, fällt ein Ordnungsgeld in angegebener Höhe an. Zugleich wird aber die ursprüngliche Verfügung unter Androhung eines erneuten Ordnungsgeldes wiederholt. Eine Offenlegung lässt sich somit künftig nicht mehr vermeiden.
Wer kann einsehen ?
Seit 1. Januar 2007 sind die offengelegten Unterlagen von allen Interessierten unter www.unternehmensregister.de online abrufbar. Entgegen der bisherigen Praxis sind hier die wesentlichen publikationspflichtigen Daten der Unternehmen gebündelt einsehbar. Dazu gehören unter anderem
- alle Eintragungen im Handels-, Genossenschafts- und Partnerschaftsregister,
- die Jahresabschlüsse und die dazugehörigen Unterlagen,
- die gesellschaftsrechtlichen Bekanntmachungen im elektronischen Bundesanzeiger,
- Bekanntmachungen der Insolvenzgerichte sowie
- Veröffentlichungen zu Kapitalmarkt orientierten Unternehmen.
Das Unternehmensregister funktioniert dabei wie ein Portal. Es verschafft den Datenzugang über die Verlinkung auf die originalen Datenbestände.
Der Abruf von Jahresabschlussunterlagen im Internet ist ohne vorherige Anmeldung beim Unternehmensregister kostenlos möglich. Für elektronische Handelsregisterauszüge ist aber, wie bisher auch, eine Gebühr zu entrichten.
Mögliche Gefahren der Offenlegung
Diese Transparenz ist durchaus problematisch zu sehen.
Ein gutes Gesamtbild kann bei Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern Begehrlichkeiten wecken. Informationen über die Höhe der Geschäftsführer – oder Aufsichtsratsbezüge kann auch zu Unfrieden im Unternehmen führen.
Durch die Transparenz fällt es potentiellen Investoren, die das Unternehmen – gegebenenfalls gegen den Willen der Geschäftsführung oder Gesellschafter – übernehmen wollen, leichter, eine Übernahmestrategie zu entwickeln.
Informationen aus dem Lagebericht, insbesondere zu Risiken und Chancen, lassen sich ebenfalls zu Lasten des Unternehmens auslegen. Folglich kann dies zu einem erhöhten Rechtfertigungsaufwand gegenüber Kunden und Lieferanten führen.
Bei einem schlechten wirtschaftlichen Gesamtbild besteht die Gefahr, dass Kunden – oder Lieferanten Geschäftsbeziehungen nicht zu Stande kommen oder aber zu Lasten des Unternehmens – enden. Darüber hinaus besteht die Gefahr, dass insbesondere schlechte Ergebnisse von Mitbewerbern in der Branche an Kunden weiter kommuniziert werden. Bei einem schlechten wirtschaftlichen Gesamtbild stellt sich damit sehr schnell die Frage nach der Integrität des Unternehmens.
Die Offenlegung gibt zum Teil auch Auskunft über die Größe des Unternehmens, die Bilanzsumme, das Umsatzvolumen und die Mitarbeiterstruktur. Daher besteht die Gefahr, dass potentielle Kunden in Kenntnis der Zahlen das Unternehmen für eine zu kleine Einheit halten und des wegen von einer Geschäftsbeziehung Abstand nehmen.
Harald Kern www.kern-hess.de
